AL apresenta procedimentos para Gestão de Avaliação de Documentos

A Assembleia Legislativa realizou nesta quinta-feira (14) reunião para explicar os procedimentos para a avaliação de documentos a fim de identificar os papéis que são arquivos permanentes ou transitórios, bem como os que podem ser descartados para redução do volume documental.

Participaram da reunião promovida pela Comissão de Avaliação de Documentos (CAD), os representantes das comissões Setoriais de Avaliação de Documentos (CSAD) de quatro unidades administrativas.

Conforme a presidente da CAD, Isis Catarina Brandão, a gestão de documentos já existe há alguns anos e as comissões instituídas para esse fim são renovadas a cada três anos. Segundo ela, o tema é de fundamental importância para a produção arquivística da parte administrativa do Parlamento.

“Além disso, permite também que não façamos acúmulo de documentos desnecessários. Para isso, antes de descartar qualquer documento público, é necessária a análise fundamental baseada nas legislações federais e estaduais”, explica Ísis.

Os membros da CAD farão a gestão junto às comissões setoriais de avaliação de documentos das unidades administrativas. Na reunião foi entregue um Manual de Gestão de Documentos aos membros das CSAD das secretarias de Planejamento, Orçamento e Finanças, de Administração e Patrimônio e de Gestão de Pessoas e do Instituto de Seguridade Social dos Servidores do Poder Legislativo (ISSSPL).

A técnica de elaboração do manual de documentos e membro da CAD, Vanda de Almeida, justifica que essas unidades foram priorizadas por terem perfil de arquivo. “A CAD vai instruir as CSAD das unidades sobre como proceder nas avaliações para arquivar um documento (permanente ou temporário) ou descartá-lo”, explica Vanda.

Para resguardo jurídico e orientação dos processos legais, o procurador da Casa de Leis, Gabriel Machado, também irá acompanhar os trabalhos das comissões e participar das reuniões. “Vamos fazer o respaldo jurídico na seleção desses documentos”, ressalta Machado.

GESTÃO DE DOCUMENTOS - A CAD é um órgão integrante do Instituto Memória do Poder Legislativo e, a partir da Lei 9.729 de 2012 e da Resolução Administrativa nº 002/2012, é encarregado da gestão, preservação e acesso aos documentos da atividade-meio e atividade-fim da Assembleia Legislativa de Mato Grosso.

Ísis adianta que, em breve, será realizado um curso sobre Gestão de Documentos para que todos os servidores da Casa entendam o seu papel de formador da história administrativa da Casa e de formador da história da atividade-fim do Legislativo.