Polícia Civil descarta 1,5 tonelada de documentos sem validade

Mais de 1,5 tonelada de documentos da Polícia Judiciária Civil de Mato Grosso que perderam a validade foram descartadas na última quarta-feira (30.10). O descarte foi realizado pela segunda vez, na história da Instituição, e aconteceu em uma empresa de reciclagem, na cidade de Várzea Grande.

O montante de papéis que passou do prazo de guarda (tempo de validade) estava acondicionado no Arquivo Central da PJC, da Diretoria de Execução Estratégica (DEE), e refere-se a procedimentos das unidades policiais entre os anos de 1980 à 2012.

Todo material foi transportado em um caminhão da empresa prestadora do serviço, sendo posteriormente picotados em uma máquina específica e transformado em material reciclado.

O ato de descarte realizado pela segunda vez, obedece a critérios da Resolução nº 40, do Conselho Nacional de Arquivos, datada de 9 de dezembro de 2014, que dispõe sobre os procedimentos para eliminação de documentos. O primeiro descarte ocorreu em junho de 2017, com a destruição de 5 toneladas de documentos diversos.

O Arquivo Central da Polícia Judiciária Civil, localizado na Rua 2, Setor 2 do bairro CPA III, concentra centenas de documentos, de todas épocas, remetidos pelas delegacias e setores administrativos da Instituição, como boletins de ocorrências, processos, segundas vias de inquéritos policiais, entre outros documentos.

Conforme a presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, investigadora Glauce Regina Pacheco Correa, em razão da grande quantidade de documentos guardados, o Arquivo Central iniciou o processo de catalogação dos papéis, sem valor e validade, visando a destruição.

“Com esse descarte são desocupados algumas prateleiras e assim passamos a receber novamente as demandas de delegacias do interior e da capital, que não possuem espaço físico para guardar esses documentos”, destacou Glauce Regina.

A policial civil também ressalta que a eliminação de documentos é uma ação que deve ser realizada criteriosamente, por ser crime o descarte de documentos de valor permanente. A proteção à documentação pública e a gestão estão previstos na Constituição da República, em seus artigos 23 e 216.

“Inicialmente foram selecionados documentos cuja destinação seria o descarte. Então criou-se a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, composta por quatro funcionários efetivos do quadro da PJC, com objetivo de analisar os documentos selecionados, os quais tinham cumprido todo seu ciclo de vida e se a sua destinação final estabelecida em tabela de temporalidade seria a eliminação. Cada documento tem um prazo de guarda específico, até mesmo guarda permanente”, explicou ela.

Uma vez selecionados, a lista de documentos passa pela aprovação da Comissão e, posteriormente, é encaminhada à Superintendência de Arquivo Público de Mato Grosso para autorização da eliminação.

Após autorização, o edital de ciência de eliminação de documentos 01/2019 foi publicado no Diário Oficial de 16 de setembro de 2019. Correram mais 30 dias de prazo de manifestações contrárias, até que a realização do descarte na quarta-feira (30.10)

Os membros da Comissão de Avaliação de Documentos têm formação em áreas diferentes do conhecimento. São eles: Glauce Regina Pacheco Corrêa (Presidente), formada em Comunicação Social; Ivan Rodrigues de Moraes, formado em Direito; Luis Dorileo Siqueira, Administração; e Oscarmo de Barros Gonçalves, História.

O trabalho que vem sendo desenvolvido pelo Arquivo Central da PJC, antecipa as determinações da Instrução Normativa da SEPLAG, a qual estabelece procedimentos aos Órgãos e Entidades do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso, na execução das normas e procedimentos estabelecidos pela Política de Gestão Documental.

Classificação dos documentos

São considerados arquivos, o conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, entidades privadas, em decorrência de sua atividade, e ainda por pessoas físicas. Os documentos são classificados como correntes – aqueles que constituem objetos de consulta frequente; intermediários – aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, aguardam sua eliminação ou guarda permanente; e os documentos permanentes – aqueles de valor histórico, probatório e informativo, que devem ser preservados.